28.10.2011

: Uni Hohenheim spricht Klartext

Als erste Universität in Deutschland hat sich die Uni Hohenheim auf die Fahne geschrieben, verständlich zu kommunizieren. Dafür wurde ein umfangreiches Projekt gestartet, bei dem auch unsere Software TextLab eine ganz zentrale Rolle spielt. Mit der Klartext-Initiative möchte die Universität Hohenheim ein deutliches Zeichen für mehr Verständlichkeit setzen. Die Anstrengungen der Universität Hohenheim können dabei stellvertretend für Verwaltungen allgemein gesehen werden. Die Uni Hohenheim liefert mit dieser Initiative eine schöne Blaupause, wie dieses schwierige Ziel erreicht werden kann. Die Initiative besteht aus fünf aufeinander abgestimmten Bausteinen:

1. Klartext-Regeln

Wenn man verständlich kommunizieren will, reicht es oft schon aus, einige einfache Regeln zu beachten. An der Universität Hohenheim sollen „Klartext-Regeln“ den Mitarbeitern dabei helfen, ihre Texte verständlich zu formulieren. Dazu gehören beispielsweise die Vermeidung von langen Sätzen, Passiv oder dem Nominalstil sowie die Erklärung von Fachbegriffen. Die Regeln stehen allen Mitarbeitern im Intranet und in einem Merkblatt zur Verfügung. Zudem wurden sie in Workshops auch praktisch vermittelt. Ergänzt werden diese Regeln um eine „Klartext-Checkliste“, die Schritt für Schritt abgeprüft werden kann.

2. Klartext-Beirat, Klartext-Botschafter und Klartext-Beauftragter

Der „Klartext-Beirat“ ist das zentrale Lenkungs- und Beratungsorgan der Initiative. In ihm sind neben der Projektleitung die „Klartext-Botschafter“ aus allen Bereichen der zentralen Universitätsverwaltung und der Fakultäten vertreten. Der Klartext-Beirat plant und organisiert die gemeinsamen Klartext-Vorhaben und unterstützt die Mitarbeiter bei der Umsetzung. Die „Klartext-Botschafter“ vertreten ihren jeweiligen Bereich im Beirat; zudem tragen sie die Klartext-Initiative in ihre Bereiche hinein. Denn das Vorhaben Verständlichkeit lässt sich nur gemeinsam erreichen.

3. Klartext-Sammelstelle

Die Klartext-Initiative soll ein Mitmach-Projekt sein. Das bedeutet, dass alle Angehörigen der Universität eingeladen sind, sich zu beteiligen. Wer unverständliche Formulierungen in Texten und Schreiben der Universität entdeckt, kann diese einfach online an die Klartext-Sammelstelle melden. Eigene Verbesserungsvorschläge sind dabei ebenfalls sehr willkommen. Der „Klartext-Beauftragte“ prüft diese Vorschläge und entwickelt daraus Standards, die sämtlichen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden – u.a. werden sie in die Klartext-Software TextLab eingespeist.

4. Klartext-Software

Bei der Umsetzung der Klartext-Ziele wird die Textanalyse-Software „TextLab“ eingesetzt. Mit ihrer Hilfe lassen sich Verständlichkeitshürden bestimmen und beheben. So markiert die Software komplexe Satz-Konstruktionen ebenso wie Verwaltungssprache, Floskeln, Passiv-Sätze, abstrakte Wörter, Nominalstil oder Anglizismen. Bei vielen Verstößen erhält der Verfasser eines Textes auch konkrete Vorschläge, wie die Schwachstellen zu verbessern sind. Zudem können Wörter, Phrasen und Sätze, die einmal verbessert wurden, für alle Benutzer hinterlegt werden. So sieht ein Verfasser sofort, ob bestimmte Stellen in seinem Dokument durch andere Nutzer schon einmal optimiert wurden. Der Verfasser kann diese Verbesserung dann übernehmen. TextLab berechnet ferner Kennzahlen, mit denen die Gesamtverständlichkeit eines Textes abgeschätzt und verglichen werden kann. Die Klartext-Initiative greift hierbei auf den „Hohenheimer Verständlichkeitsindex“ zurück, der Texte zwischen 0 (sehr unverständlich) und 20 (sehr verständlich) einstuft. Dieser Wert ist wiederum die Grundlage für die Verleihung des Klartext-Siegels.

5. Klartext-Siegel

Geprüfte und optimierte Dokumente, die einen Wert von mindestens 10 Punkten auf dem „Hohenheimer Verständlichkeitsindex“ erreichen, erhalten ein Klartext-Siegel. Auf diese Weise wird für alle Leser sichtbar, welche Dokumente bereits erfolgreich auf Verständlichkeit optimiert wurden. Gleichzeitig wird auch der Fortschritt der Klartext-Initiative Schritt für Schritt dokumentiert.

In modifizierter Form können die genannten Bausteine auch in anderen Verwaltungen zum Erfolg führen. Bei all dem darf man jedoch zwei Dinge nicht übersehen: Erstens kann man auch den größten Unsinn formal verständlich ausdrücken. „Die Erde ist eine Scheibe“ ist zwar formal verständlich, aber falsch. Das heißt, die formale Lesbarkeit muss natürlich mit der inhaltlichen Richtigkeit Hand in Hand gehen. Zweitens ist „Verständlichkeit“ stets das Ergebnis eines Zusammenspiels zwischen der eigenen Kommunikation einerseits und den Merkmalen der Leser andererseits. Ein und derselbe Text wird etwa von Menschen mit unterschiedlicher Bildung und mit unterschiedlichem Vorwissen auch unterschiedlich verstanden. Zudem spielen das Alter, das Interesse und die eigene Betroffenheit für das Verstehen eines Textes eine wichtige Rolle. Anglizismen beispielsweise werden oft von jüngeren Menschen besser verstanden als von Personen über 65 Jahren. Nun kann man diese Rezipientenmerkmale nicht ändern. Aber man kann seine eigene Kommunikation an die Erwartungen und Fähigkeiten der Leser anpassen: Wie gut lesbar ein Text ist, hat man selbst in der Hand. Und man kann heute auf verschiedene Hilfsmittel zurückgreifen, wie beispielsweise TextLab, um seine Kommunikation laufend zu überprüfen und zu verbessern. Gerade bei der Kommunikation an Bürger lohnt es sich, Zeit und Mühe zu investieren. Denn nur so werden die eigenen Botschaften verstanden. Und nur so können sie Akzeptanz schaffen. Sind sie dann auch noch freundlich formuliert, ist dies ein großer Schritt auf dem Weg zu einer bürgernahen Verwaltung.

Mehr zur Klartext-Initiative: Homepage der Klartext-Initiative

Case Study zur Klartext-Initiative: Communication Lab Fallstudie

Veröffentlicht von:

Anikar Haseloff

Anikar Haseloff

Als Kommunikationswissenschaftler beschäftigt sich Dr. Anikar Haseloff tagtäglich mit Sprache. Er lehrt und forscht zum Thema Verständlichkeit an mehreren Universitäten in Deutschland.

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